Masz jednoosobową firmę i wystawiasz kilka faktur w miesiącu, łącznie poniżej 10 tys. zł brutto? Do tej pory KSeF mógł poczekać. Od 1 stycznia 2027 r. ty też wystawiasz faktury w tym systemie. Za błędy przy jego używaniu do końca 2027 r. nie zapłacisz jednak kary. Tak zdecydował Sejm.
Kogo dotyczy styczniowa zmiana
Z końcem 2026 r. kończy się okres przejściowy dla najmniejszych firm. Chodzi o podatników, u których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza w skali miesiąca 10 tys. zł brutto. To oni jako ostatni mogli odkładać przejście na Krajowy System e-Faktur.
Od 1 stycznia 2027 r. wyjątków już nie ma. KSeF staje się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. Nie ma znaczenia, czy wystawiasz sto faktur w miesiącu, czy trzy. Jeśli dorabiasz korepetycjami, drobnymi naprawami albo sprzedajesz rękodzieło i dokumentujesz to fakturami, zmiana dotyczy ciebie.
Rok bez kar, czyli co dokładnie?
Sejm uchwalił nowelizację ustawy o podatku od towarów i usług, która przesuwa kary pieniężne za błędy związane ze stosowaniem KSeF na koniec 2027 r. Za ustawą głosowało 437 posłów, jeden był przeciw, a jeden się wstrzymał. Przy takim wyniku trudno mówić o sporze.
Trzeba tu jednak rozróżnić dwie rzeczy. Odroczone są kary, a nie obowiązek. Od stycznia faktury i tak trafiają do systemu. Jeśli przy jego używaniu coś pójdzie nie tak, przez cały 2027 r. nie dostaniesz za to kary pieniężnej. Cel zmiany jest prosty: przedsiębiorcy mają zyskać czas na dostosowanie swoich procesów i systemów informatycznych.
Nowe przepisy mają wejść w życie 31 grudnia 2026 r., czyli dzień przed startem obowiązku dla małych firm. Na razie to decyzja Sejmu, ale kierunek jest jasny.
Co zrobić przed 1 stycznia 2027 r.
- Sprawdź, jak dziś wystawiasz faktury. Jeśli robisz to w edytorze tekstu, w arkuszu albo na papierze, od stycznia ten sposób przestaje wystarczać.
- Zapytaj dostawcę programu do fakturowania albo biuro rachunkowe, czy ich narzędzie współpracuje z KSeF i co musisz po swojej stronie ustawić.
- Ustal, kto w twojej firmie wystawia faktury. Może to być tylko ty, może wspólnik albo księgowa. Każda z tych osób musi wiedzieć, jak działa nowy sposób pracy.
- Przejdź cały proces jeszcze przed styczniem. Pierwszy roboczy dzień nowego roku to zły moment na pierwszy kontakt z systemem, zwłaszcza gdy klient czeka na fakturę.
- Notuj pomyłki w 2027 r. To rok, w którym błąd nie kosztuje kary, więc jest najlepszy na naukę. Każdy zapisany problem to jeden mniej później.
Najgroźniejszy błąd: „skoro nie ma kar, to poczekam”
Najłatwiej przeczytać nagłówek o odroczeniu kar i uznać, że temat wraca dopiero pod koniec 2027 r. To pułapka. Obowiązek startuje 1 stycznia 2027 r., a brak kar to bufor na pomyłki, nie zgoda na ignorowanie systemu.
Sam patrzę na ten rok jak na okres próbny z siatką bezpieczeństwa. Kto przez 2027 r. nauczy się wystawiać faktury w KSeF bez potknięć, ten po zakończeniu odroczenia nawet nie zauważy różnicy. Kto odłoży naukę, będzie się jej uczył wtedy, gdy błędy mogą już kosztować.
