Płacisz za fakturę od hurtowni i w tytule przelewu wpisujesz numer, który widzisz w nagłówku dokumentu? Od 1 stycznia 2027 roku to nie wystarczy. Jeśli ty i sprzedawca jesteście czynnymi podatnikami VAT, w tytule musi się znaleźć numer nadany fakturze przez KSeF. To inny numer niż ten od sprzedawcy.
Numer faktury i numer KSeF to dwie różne rzeczy
Do tej pory w tytule przelewu wpisywało się zwykle numer, który sprzedawca nadał fakturze w swoim programie. Ten numer nie znika. Od nowego roku w przypadkach wskazanych w przepisach potrzebny będzie jednak drugi identyfikator, który Krajowy System e-Faktur nadaje dokumentowi automatycznie.
Oba oznaczenia łatwo pomylić, bo dotyczą tej samej faktury. Sam przez lata kopiowałem do przelewu tylko numer od kontrahenta i robiłem to odruchowo. Od stycznia ten nawyk trzeba zmienić: zanim zlecisz płatność, musisz mieć pod ręką numer KSeF opłacanego dokumentu.
Kogo dotyczy nowy obowiązek?
Zasada obejmuje relację firma–firma. Czynny podatnik VAT płaci za fakturę wystawioną przez innego czynnego podatnika VAT. Obowiązek dotyczy przelewów, w których da się wpisać tytuł płatności, czyli typowego zlecenia w bankowości elektronicznej.
Zmianę odczują nie tylko księgowi. Dotknie każdego właściciela firmy, który sam opłaca rachunki od dostawców i podwykonawców. Od 2027 roku z KSeF muszą korzystać także najmniejsze firmy, które w 2026 roku mogły jeszcze wystawiać faktury poza systemem. Faktur z numerem KSeF będzie więc w obiegu jeszcze więcej.
Kilka faktur od jednego dostawcy w jednym przelewie
Jeśli płacisz naraz za kilka dokumentów od tego samego kontrahenta, nie musisz wklejać do tytułu całej listy numerów. KSeF pozwala wygenerować identyfikator zbiorczy, który wiąże jedną płatność z kilkoma fakturami.
Podobnie zmieni się mechanizm podzielonej płatności. W komunikacie przelewu MPP nadal podajesz kwotę brutto, kwotę VAT i NIP sprzedawcy. Gdy faktura została wystawiona w KSeF, zamiast numeru od sprzedawcy wpisujesz jej numer KSeF. Kwota netto dalej trafia na rachunek rozliczeniowy dostawcy, a podatek na jego rachunek VAT.
Nowa jest swoboda wyboru faktur. Dziś zbiorczy przelew MPP musi objąć wszystkie dokumenty z wybranego okresu. Od stycznia opłacisz tylko wybrane faktury ustrukturyzowane i podasz dla nich identyfikator zbiorczy.
Wyjątkiem są zaliczki wpłacane na podstawie faktury pro forma. Pro forma nie jest fakturą w rozumieniu przepisów o VAT i nie dostaje numeru KSeF. W komunikacie MPP wciąż wpiszesz więc słowo „zaliczka”.
Bank może uzupełnić numer za ciebie
Ręczne przepisywanie długich identyfikatorów łatwo kończy się literówką. Wiele banków udostępnia w bankowości elektronicznej obsługę KSeF, często bezpłatną. Faktury pobierają się razem z numerami KSeF, a przy przygotowaniu przelewu dane uzupełniają się w formularzu automatycznie.
W takim module zwykle można też wystawiać i odbierać faktury, sprawdzać terminy płatności i przekazywać dokumenty do księgowości. Nie trzeba przy tym osobno logować się do rządowej aplikacji KSeF. Zakres darmowych funkcji zależy od banku, więc przed styczniem sprawdź, co oferuje twój. Jeśli płatności przygotowujesz w programie finansowo-księgowym, upewnij się, że przekazuje on do banku numery KSeF.
Obowiązki od stycznia, kary później
Nowe zasady przelewów obowiązują od 1 stycznia 2027 roku, ale sankcje mają jeszcze poczekać. Ministerstwo Finansów chce dać przedsiębiorcom więcej czasu na naukę bez ryzyka kar za błędy związane z KSeF. Nie zwalnia to z podawania numeru KSeF w tytule przelewu. Najprościej przestawić się na nowy nawyk już przy pierwszych styczniowych płatnościach.
