Stoisz w oddziale, bo bankomat nie wydał gotówki. Zanim pracownik przyjmie reklamację, prosi o dowód do skanera. W takiej sprawie kopia nie jest potrzebna. Bank może skopiować dokument tożsamości tylko wtedy, gdy wymagają tego przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i gdy ocenił ryzyko w twojej konkretnej sytuacji.
Kiedy bank ma prawo poprosić o skan dowodu?
Podstawą jest ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, w skrócie ustawa AML. Bank jako instytucja obowiązana stosuje tak zwane środki bezpieczeństwa finansowego. Urząd Ochrony Danych Osobowych podkreśla jednak, że skan dokumentu jest legalny tylko wtedy, gdy wynika z takiego środka, który w danej sytuacji jest naprawdę konieczny.
UODO nazywa to podejściem opartym na ryzyku. Bank ma najpierw indywidualnie ocenić ryzyko prania pieniędzy i finansowania terroryzmu, czyli przyjrzeć się klientowi i temu, co ten klient chce zrobić. Dopiero gdy z tej oceny wynika, że potrzebne są informacje z dokumentu i jego kopia, może o nią poprosić. Samo istnienie ustawy AML nie wystarcza.
Reklamacja bankomatu to nie powód do kopiowania dowodu
Ten przykład pochodzi wprost z decyzji UODO wobec ING Banku Śląskiego. Urząd ustalił, że bank skanował dokumenty tożsamości klientów i osób, które dopiero mogły nimi zostać. Skany powstawały także przy sprawach zupełnie oderwanych od przeciwdziałania praniu pieniędzy, choćby wtedy, gdy ktoś zgłaszał problem z bankomatem.
Gdy przeczytałem komunikat UODO, najbardziej zaskoczyło mnie, że bank nie przeprowadził żadnej analizy, po co mu te skany. Całą praktykę tłumaczył wyłącznie przepisami AML. Do tego, jak opisuje urząd, niejednokrotnie uzależniał od skanu wykonanie czynności na rzecz klienta. W praktyce oznaczało to, że bez oddania dowodu do skanera sprawy nie dało się załatwić.
Co ciekawe, według ustaleń urzędu ING wcześniej kopii dowodów nie robił. Zmiana przyszła razem z nowelizacją ustawy AML, obowiązującą od 13 lipca 2018 r. Bank przebudował wtedy procedury i uznał, że w każdym wymienionym w nich przypadku skan jest obowiązkowy.
Co odpowiedzieć przy okienku
Nie chodzi o kłótnię z pracownikiem, który zwykle wykonuje wewnętrzną procedurę. Wystarczy kilka spokojnych pytań.
- Zapytaj, w jakim celu bank chce zrobić kopię dowodu w tej konkretnej sprawie.
- Poproś o wskazanie, z jakiego obowiązku ustawy AML wynika skan przy twojej czynności.
- Jeśli załatwiasz reklamację albo inną sprawę niezwiązaną z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy, przypomnij decyzję UODO w sprawie ING, którą utrzymał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie.
- Gdy bank nie chce wykonać czynności bez skanu, poproś o pisemne wyjaśnienie, dlaczego kopia jest konieczna.
Pamiętaj, że w części sytuacji bank ma prawo do kopii. Jeśli uzasadnia ją oceną ryzyka i obowiązkami z ustawy AML, jego prośba jest zgodna z prawem. Granica przebiega między tym, co konieczne, a tym, co robione rutynowo przy każdej sprawie.
Kara 18,4 mln zł dla ING i wyrok WSA
Prezes UODO Mirosław Wróblewski oparł decyzję na dwóch przepisach RODO. Pierwszy to art. 5 ust. 1, a konkretnie jego litery a, b i c, drugi to art. 6 ust. 1. Chodzi m.in. o zasady zgodności z prawem, ograniczenia celu i minimalizacji danych, a także o brak podstawy do przetwarzania. Kara wyniosła dokładnie 18 416 400 zł.
Na jej wysokość wpłynęła skala działalności: bank obsługuje dane ogromnej liczby ludzi, więc musi zachować wyższy poziom staranności. Od takiej instytucji należy też oczekiwać profesjonalizmu. Rzecznik ING Piotr Utrata wyjaśniał, że sprawa obejmuje skanowanie prowadzone między kwietniem 2019 r. a wrześniem 2020 r. ING zaskarżył decyzję do WSA w Warszawie, ale sąd skargę oddalił.
Wyrok nie jest prawomocny. ING może jeszcze złożyć skargę kasacyjną do Naczelnego Sądu Administracyjnego.
